Vacature secretaris

 Laatste update: maart 2024

Functieomschrijving secretaris

Ben jij georganiseerd, communicatief sterk en een echte teamspeler? Dan is de rol van secretaris binnen onze kunstschaatsvereniging misschien iets voor jou! Als secretaris ben je een essentieel onderdeel van ons bestuur en draag je bij aan het soepel verlopen van alle administratieve processen.

Wat houdt de functie in?

• Notulen ALV BV en TV: Tijdens onze Algemene Ledenvergaderingen (ALV) ben jij verantwoordelijk voor het nauwkeurig vastleggen van de besproken punten en besluiten.
• Onderhoud Agenda/Actielijst/jaarplanning: Je zorgt ervoor dat onze agenda's en actielijsten up-to-date zijn en helpt bij het opstellen van onze jaarplanning.
• ALV stukken maken: Je assisteert bij het opstellen van de documenten die nodig zijn voor de Algemene Ledenvergaderingen.
• KNSB contact: Als liaison tussen onze vereniging en de Koninklijke Nederlandse Schaatsbond (KNSB) onderhoud je contacten en zorg je voor de nodige correspondentie.
• Documenten opsturen (KvK wijzigingen): Je bent verantwoordelijk voor het tijdig en correct versturen van documenten, zoals KvK wijzigingen.
• Mailbox/Postbus legen: Je beheert de verenigingsmailbox en zorgt ervoor dat de postbus regelmatig geleegd wordt.
• Administratieve werkzaamheden: Je ondersteunt bij administratieve taken, zoals het ondertekenen van contracten voor ijshuur.
• Klachten: Je behandelt klachten en zorgt voor een passende opvolging hiervan.
• Dropbox overzichtelijk houden: Je organiseert en beheert de digitale bestanden in onze Dropbox.
• Instroom/uitstroom JTG van trainers naar ouders: Je regelt de communicatie en administratie rondom de instroom en uitstroom van trainers en ouders binnen onze Jeugdtrainersgroep.
• Formulieren aanpassen: Je werkt mee aan het up-to-date houden van formulieren, zoals de tarievenlijst, Algemene Voorwaarden en overstapformulieren voor leden van de KNSB.
• Subsidies aanvragen: Je bent betrokken bij het aanvragen van subsidies ter ondersteuning van onze verenigingsactiviteiten.
• Contact e-captain/Mail en website: Je onderhoudt contact met de beheerders van ons e-captain systeem en draagt zorg voor de juiste communicatie via mail en onze website.
• Contact gemeente (gymzaal): Je fungeert als contactpersoon tussen onze vereniging en de gemeente met betrekking tot het gebruik van de gymzaal.
• Kaartjes/bloemen bij bijzondere gebeurtenissen trainers/leden: Je verzorgt attenties bij speciale gelegenheden voor trainers en leden.
• Contact wedstrijdcommissie: Je hebt contact met de wedstrijdcommissie en ondersteunt waar nodig.
• Ijstijd: Je houdt de ijstijd bij en communiceert hierover naar de relevante partijen.
• AVG onderhoud en toezicht: Je zorgt ervoor dat we voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en houdt toezicht op de naleving ervan.
• Trainerscontracten/vergoedingen: Je bent betrokken bij de administratie rondom de contracten en vergoedingen van onze trainers.

Denk je dat jij de persoon bent die we zoeken voor deze belangrijke rol binnen ons bestuur? Neem dan snel contact met ons op en word deel van ons team!

Jan Olav Smit
Voorzitter Kunstschaatsvereniging Rijnland